Тайм-менеджмент или как все успевать делать вовремя. Как научиться все успевать

В рамках одного из любимых упражнений, которые проводят на своих тренингах гуру тайм-менеджмента, предлагается интуитивно (то есть без математических подсчетов) оценить количество часов, которые есть у вас в запасе до конца жизни. Итог этого упражнения оказывается весьма отрезвляющим: подавляющее большинство людей эту цифру преувеличивает, порой на 10-25% - что свидетельствует о том, как сильно мы переоцениваем имеющиеся у нас ресурсы и как неумело планируем свое время. Однако, по словам тех же экспертов, стоит начать применять простейшие техники тайм-менеджмента, как ваша жизнь изменится до неузнаваемости.

1. Определитесь с вашими желаниями и целями

Прежде чем осваивать конкретные инструменты управления временем, важно разобраться в том, на что вы тратите этот ценнейший ресурс. Ради чего именно вы проводите выходные в офисе, для чего изучаете английский, зачем вам нужны тренировки в спортзале, действительно ли вам , которую вы уже который год осваиваете? Этот совет кажется невероятно простым, но на практике сформулировать собственные желания, обратить их в намерения и поставить конкретные цели бывает непросто - нередко мы словно живем по инерции, не задумываясь о том, чего на самом деле хотим, в итоге заполняем свою жизнь работой над навязанными, случайными желаниями и - что не удивительно - не слишком усердно работаем над их исполнением. Психологи рекомендуют практику визуализаций: чтобы понять, чего именно вы хотите, закройте глаза и представьте себя, только через пять-семь лет. Постарайтесь прочувствовать свое состояние счастья и удовлетворенности жизнью... после чего спросите себя: чем вы занимаетесь? Какая у вас работа ? Чем вы занимаетесь в свободное время? Где живете? Как выглядите? Ответы на эти вопросы - это и есть ваши цели; сформулировав их, можно переходить собствено к планированию времени.

2. Тщательно планируйте

Управление временем невозможно без планирования - как правило, неспособность достигнуть поставленных сроков и срывы дедлайнов связаны не с ленью или отсутствием мотивации, а с недостатками планирования. Одновременно пытаясь выучить два иностранных языка, завершить суперответственный проект на работе и похудеть на 10 кило , мы пытаемся объять необъятное - и в итоге не успеваем, устаем, срываем сроки и бросаем половину дел на полпути. Чтобы достижение цели не обернулось разочарованием, определите приоритеты и установите реалистичные сроки для каждой задачи: в сутках, как ни прискорбно, всего 24 часа.

3. Высыпайтесь

Совет старый как мир, но оттого не менее актуальный: причина хронической усталости, опозданий и неспособности планировать часто заключается в банальном недосыпе. Так что обязательным шагом на пути к управлению временем должно стать железное правило: 8 часов сна в сутки в течение месяца - этого будет достаточно, чтобы ввести полноценный отдых в привычку. Вовремя закройте ноутбук, отложите разговоры в соцсетях , выключите телефон и телевизор и дайте организму возможность выспаться как следует - он отблагодарит вас быстротой реакции, хорошей памятью и ясным сознанием.

4. Расставляйте приоритеты

Особенно актуален этот совет в ситуации, когда один форс-мажор сменяется другим, а список дел кажется бесконечным. В таких случаях может пригодиться матрица, распределяющая все задачи в зависимости от срочности и важности: нарисуйте квадрат и разделите его на четыре части; первый сектор предназначен для задач важных и срочных - к ним следует приступить в первую очередь. Дела «срочные, но неважные» выполняются во вторую очередь, для «важных, но не срочных» стоит выделять определенный промежуток времени регулярно, а «не срочные и не важные» дела можно спокойно отложить.

5. Учитесь «завтракать лягушками» и «есть слона по частям»

Как правило, откладывать дела на потом (или, как модно сейчас говорить, прокрастинировать) нас заставляют задачи либо неприятные, либо слишком масштабные: за них просто-напросто страшно или лень браться - оттого мы неделями откладываем телефонный звонок важному, но такому непростому клиенту, не решаемся приступать к работе над крупным проектом и перекладываем с места на место документы, которые вот уже месяц требуют нашего внимания. Знаменитый эксперт в вопросах управления временем Глеб Архангельский в своей книге рекомендует к неприятным делам относиться как к «лягушкам», которые непременно нужно «съедать на завтрак » - то есть разбираться с ними в первую очередь: это избавит вас от постоянного чувства тревоги за несделанную работу. Что же касается крупных дел, Архангельский советует относиться к ним как к слонам, которых следует «съедать по кускам», ежедневно включая в свое расписание большой или хотя бы крошечный «кусок слона».

6. Не бойтесь просить о помощи

Или, говоря бизнес-языком, чаще делегируйте. Известно, что от неумения планировать время и хронического цейтнота страдают чаще всего перфекционисты, считающие, что никто не способен справиться с работой лучше, чем они сами, и оттого вечно перегруженные, уставшие и ничего не успевающие. Подумайте, что из ваших домашних дел можно перепоручить другим членам семьи и к решению каких задач можно подключить подчиненных (если они у вас есть): стоит мужу взять на себя мытье посуды, а кому-то из сотрудников - составление контрактов, как у вас тут же появится дополнительная пара часов в сутках.

7. Устраните «поглотителей времени»

Или хотя бы установите для них лимит. Ради эксперимента ежедневно фиксируйте в дневнике количество минут, потраченное на бездумное чтение постов в соцсетях, обсуждение сплетен с неинтересными людьми или просмотр не слишком содержательных телешоу . Результат может вас удивить: как правило, мы недооцениваем силу своих привычек и не замечаем, как безжалостные поглотители времени лишают нас ценных минут и даже часов. Лучший способ взять их под контроль - установить жесткие ограничения (например, не более 30 минут в соцсетях ежедневно).

В 1926 году существовала лига« Время», участники которой старались популяризировать прогрессивные технологии неизвестного еще понятия тайм-менеджмент. Тогда же жил биолог, описанный в книге Даниила Гранина, — Алексей Любищев, возведший идею управления временем в систему, благодаря чему в 85 лет успевал втрое больше, чем его молодые ассистенты.

Искусство управления временем — сегодня уже всем известный Time Management — изначально неверный термин. Часами и минутами можно управлять только в сказке про Гарри Поттера: повернул золотой маховик времени — есть лишний час и можно присутствовать в двух местах одновременно. В 2003 году появилось более близкое к реальности понятие — Life Management, который уже уместнее заменить на что-нибудь вроде Self Management, потому что время — величина постоянная и объективная, а частный подход к нему иногда напоминает размазывание каши по тарелке. Главное, что позволяет грамотно вписать себя во временную сетку, — это планирование. Причем намечать имеет смысл абсолютно все — от глобального до мелочей. Только так мы можем понять, куда именно уходят часы и минуты.

Искусство успевать все, как и прочие виды искусства, состоит из стратегии и тактики. Первая определяет неуклонное движение к цели, вторая позволяет выбрать транспорт. И только от нас зависит, будет это самокат или Ferrari.

Напиши свою эпитафию

Главная стратегическая задача — полностью изменить взгляд на себя во времени. Российский гуру тайм-менеджмента Глеб Архангельский называет такой подход« Управлять собой, как компанией», американский идеолог Стивен Кови вводит для этого термин« проактивность», означающий отказ от отношения к жизни по принципу« так получилось». «Вы должны не реагировать на события, а создавать их», — пишет Кови. Решение этой задачи требует серьезной работы над планированием собственной жизни — формулировки целей и миссии, базовых ценностей и важных областей. Для лучшей визуализации стратегии Архангельский рекомендует два упражнения: первое — составить подробную карту движения по жизни(лет до 85), второе — написать свою эпитафию. Последнее отлично помогает понять цели существования. Кто хочет остаться в истории« постоянно задолбанным менеджером отдела логистики, который так и не увидел, как выросли его дети»? Самый сложный вопрос в этом случае: чем цели отличаются от миссии? «Цели — это то, что мы берем от мира, миссия — то, что мы даем миру», — расшифровывает Глеб Архангельский. И уточняет: и то и другое должно быть не просто написанным на бумаге лозунгом, а очень честным по отношению к самому себе опытом.

Раздели« родные» и навязанные дела

Выстраивание приоритетов помогает разобраться, где в твоей жизни дела« родные», а где — навязанные социумом или конкретными людьми. На которые, как правило, и уходит львиная доля времени и сил. «Я много работаю с внешне успешными, но внутренне абсолютно несчастными молодыми женщинами, — рассказывает психолог Татьяна Антропова . — Как ни странно, у людей, живущих по очень насыщенному рабочему графику, есть проблемы с целеполаганием. Они давно не отличают собственных целей от целей своих родных, коллег, начальства, друзей. Только не надо прямо сейчас открывать ежедневник и начинать анализировать. Это возможно, только если правильно и успешно выполнен предыдущий пункт плана — ценности определены, миссии расписаны».

Начни с приятного

Это уже из области тактического управления временем. Каждый день мы составляем план: что должны успеть за день. И начинаем, как правило, с неотложных и серьезных дел. При таком подходе все, от чего получаем удовольствие, попадает в конец списка — туда, где размещаются« неважные» дела. А то и вовсе остается« в уме». Что если попробовать открыть ежедневник и расслабиться, вписать туда как можно больше приятного? И после задать вопрос: что я должна делать, чтобы позволять себе все, что люблю?

Именно на этом этапе психолог советует начать деловое планирование. Составив такое« перевернутое» расписание, можно сделать неожиданные открытия. Например, понять: очередная должность, ради которой сидишь в офисе до ночи, окончательно похоронит твои мечты научиться танцевать сальсу, встречаться с подругами хотя бы раз в две недели и ходить в бассейн. Вывод прост: запрети себе сверхурочные, позволь кому-то другому демонстрировать трудоголизм. Ты станешь счастливее и без новой должности. Хотя, возможно, именно тебе она и достанется. По карьерной лестнице легче двигаются счастливые люди.

Кстати, а она нужна тебе, эта должность? Допустим, твоя цель — квартира, которую купишь, когда поднимешься на ступеньку выше. А руководство хочет видеть тебя на этом месте, такую ответственную и инициативную, потому, что ты избавишь компанию от массы проблем. В этом случае каждый преследует свою цель, но общий вектор движения совпадает. Неважно, если цель для всех участников движения выглядит по‑разному — главное, чтобы она не противоречила твоим интересам.

Найди время на отдых

Планирование отдыха — не только выбор места, куда собираешься в отпуск. Это именно планирование времени, когда ты не работаешь, — и наличие этих« святых часов» свидетельствует о твоей эффективности больше, чем все трудовые достижения. Запомни американскую поговорку: только бездельники и бандиты работают в Рождество.

В первую очередь, не доводи себя до состояния загнанной лошади. Человек — существо, подчиненное биологическим ритмам. Приучись отдыхать и расслабляться хотя бы по пять минут каждый час. И соблюдай этот план свято, независимо от авральной ситуации на работе. А главное, чтобы переключение было максимальным, — для большинства офисных сидельцев это значит выйти на улицу и размять суставы. Кови называет такой прием« правилом сохранения гусыни, несущей золотые яйца»: давая себе возможность отдохнуть, держишь организм в рабочем состоянии дольше.

Творческая лень — одна из разновидностей отдыха. Состояние, в котором мозг отключается от всех текущих задач. По‑хорошему здорово было бы иметь возможность подремать в середине дня: до того как к власти пришел Петр I, у боярской Думы в середине дня существовал официальный перерыв на сон. Да и Уинстон Черчилль разрешал себя будить во время« сиесты» только в случае объявления войны — остальные поводы считались незначительными.

Мысли конкретно

Все глобальное имеет тенденцию умирать еще на уровне проекта. Поэтому большие дела надо делить на очень простые малые, а простые малые делать сразу, не дожидаясь пока их накопится целая куча. В управлении временем такие стратегии получили название« поедания лягушек» и «разрезания слона на бифшексы». Первый термин американский коуч Брайан Трейси предложил для дел, не являющихся сложными, но за которые совсем не хочется браться. У всех« лягушки» разные, но имеют общую тенденцию накапливаться. Мы откладываем на неопределенное потом неприятные дела, тогда как самое правильное — выполнять их в первую очередь, а еще лучше — в день по одному.

Кроме разрезания большого дела на маленькие, Глеб Архангельский рекомендует метод швейцарского сыра: подойти к масштабной задаче произвольно, выгрызая в ней дырки, как мышь в сыре, — без всякой системы и логики, просто в том порядке, какой удобен на данный момент.

Мысли реально

Как правило, планируя день, мы набиваем его под завязку, исходя из ошибочного мнения, что все будет именно так, как задумано, то есть идеально. Форс-мажоры, пробки, чужие опоздания не входят в наши планы. Равно как и отдых между этими бешеными спринтерскими забегами, накладывающимися один на другой. Фактор реальности, как правило, полностью исключен из планирования — и именно из-за него мы ничего не успеваем. У строителей есть поговорка: «Умножь бюджет на два, а сроки — на три, и получишь реальные цифры». Имеет смысл воспользоваться этой мудростью при банальном планировании дня. Пробки обязательно возникнут, адрес будет запутан, а встреча с большой вероятностью затянется. Каждый расписанный в ежедневнике час — верный признак того, что половина дел будет перенесена на завтра или на ночь. Резервы времени, заложенные изначально, — именно та военная хитрость, которая позволит успевать все и при этом чувствовать себя повелителем времени.

ТЕКСТ: Ольга Цыбульская, Наталья Рустамова

Планирование

Чтобы понять, как научиться все успевать, нужно знать, что именно требуется успеть в течение дня. Для этого потребуется организовать свое домашнее хозяйство, а также тщательно распланировать свое время. День должен идти по накатанной колее, тогда вы будете понимать, как все успевать по дому и по работе.

Если есть возможность распланировать неделю или даже месяц - это прекрасно, вы будете меньше нервничать и больше экономить времени.

Планируем день:

• выпишите все обязательные дела, привязанные ко времени, в столбик;
• расставьте время выполнения;
• расставьте небольшие временные люфты;
• добавьте важные задачи, непривязанные ко времени;
• мысленно "проживите" этот день;
• внесите нужные коррективы.

Не стоит расписывать те дела, которые вы выполняете каждый день на автомате - достаточно в расписании дня упомянуть о них, и заложить на них время. Например, вам нужно на утренний душ, моцион и завтрак полтора часа - вряд ли вы забудете почистить зубы? Смело заложите полтора часа в график, и озаглавьте это как "утренние процедуры".

Рабочий процесс

Чтоб понять, как все успевать и не уставать, тщательно планируйте нагрузку. Нужно планировать свой день так, чтобы делать те дела, которые вам по плечу. Я советую каждому человеку попробовать сгруппировать дела по нагрузке и прожить так несколько дней.

Затем составить новый план, чередовать сложные и энергозатратные дела с легкими и необременительными, и тоже прожить несколько дней. После этого станет понятно, какой именно режим подходит именно вам.

Как все успевать на работе? Заведите график и перестаньте тратить время на тех, кто его не ценит. Следует планировать свой день и организовать свой рабочий процесс так, чтоб делать дела одно за другим - это должно быть естественно. Если суетиться, то ничего не выйдет. Продумывайте свой график, занимайтесь делами комплексно. Я поступаю примерно так:

• один день в неделю занимаюсь планированием, подсчетами эффективности, постановкой новых задач и оценкой продуктивности по тем или иным проектам. В течении этого дня мне нужно составить список задач по каждому проекту, с которым я имею дело, и если мне потребуется помощь коллег, то часть полномочий и обязанностей нужно делегировать им.
• Каждому проекту я уделяю один день, так получается больше сделать, а также не отвлекаться.
• Среди моих задач есть одна сквозная - в частности, тексты. В моей рабочей неделе есть текстовый день - я пишу письма, пишу главы в свою книгу, заполняю лист ожидания в блоге (в течении недели посты будут появляться сами собой), пишу все что нужно для обоих проектов.

Как все успевать на работе:

1. Оценить собственную продуктивность и максимально ее повысить.
2. Распланировать свое время (можно воспользоваться системой 45/15 - 45 минуток вы работаете, 15 минут отдыхаете или кардинально меняете деятельность);
3. Если нервничать, то на все просто не хватит ресурса.
4. Делать каждое дело до конца, прежде чем браться за другое.
5. Вести учет выполненным делам.
6. Быть всегда и везде вовремя (в соответствии с вашим графиком).
7. Делать в течение дня перерывы (чашка кофе, свежий воздух, гимнастика в комнате отдыха - выберите то, что помогает вам одновременно и расслабиться, и взбодриться).

Несколько лайфхаков

Как успевать жить и работать, если в сутках всего 24 часа? От чего-то придется отказываться. Делать все невозможно. Даже самый талантливый не сможет распланировать то количество времени, которого хватает на определенное число задач.

Попробуйте:

1. Делать то, что вам действительно интересно - смело отказывайтесь от того, что вам не нравится, жизнь коротка, не стоит расходовать ее на скучные занятия.
2. Вести учет тех дел, которые вам нравятся, и которые вам хочется попробовать, когда будет время - жизнь стремительно меняется, и если совсем недавно вам некогда было заниматься вязанием, то например на больничном вы вполне можете уделить этому время.
3. Быть хорошей собеседницей, но не позволять никому тратить свое время впустую (думаю, каждый понимает - у всех нас на работе есть те, кто обожают ныть и занимать наше время? Научитесь отказывать им!).
4. В течение дня отмечайте выполненное, и умейте вовремя остановиться - например, после того, как я выключаю рабочий компьютер, я больше не думаю о работе, не занимаюсь ей, у меня начинается другая жизнь.
5. Как успевать больше, а уставать меньше: хорошей идеей в течение дня будет стакан воды и дыхательная гимнастика, они помогут держаться в тонусе.
6. Как больше успевать, когда не хватает времени? Распланировать реальный объем дел на оставшееся время, а остальное делегировать. Также важно успокоиться - если нервничать, то ничего не выйдет.
7. Как успевать больше за то же время: можно воспользоваться хорошей практикой американских юристов и планировать каждые шесть минут своей жизни. Шести минут достаточно на одно небольшое дело (как раз то, на чем мы можем концентрироваться).

Это немного прольет свет на то, как успевать жить и работать. Попробуйте делать то, что хочется и нравится - вы удивитесь, как это легко.

Домашнее хозяйство

Пробуйте работающие системы. Это то, что меня спасает. Во-первых, займитесь японской уборкой, расхламите собственное жилье. Быть хорошей хозяйкой легче всего там, где нет ничего лишнего. Оптимизируйте свое хозяйство, выбросите ненужное, докупите необходимое, и радуйтесь.

В течение дня или двух можно расхламить хрущевку, на квартиру улучшенной планировки уйдет не более недели. Домашнее хозяйство после этой процедуры будет требовать не более одного дня раз в десять дней, и вести его станет намного легче.

Чтобы делать домашние дела вдвое быстрее, купите себе хорошую бытовую технику. Несколько роботов для уборки могут сильно облегчить жизнь - пылесос и полотер, а также робот для сбора мусора и небольшой электронный малыш для мойки окон будут содержать ваш дом в чистоте.

Заведите несколько пылесосов. Запомните основную истину, как быть хорошей хозяйкой - если кормить сытых, они никогда не будут голодными, а если убирать по чистому, оно никогда не станет грязным. Хорошей домохозяйке также известно, что счастливый дом - там, где спокойно и уютно, а не там, где все сверкает, а женщина похожа на поломойку.

Чтобы стать хорошей хозяйкой, заручитесь поддержкой остальных членов семьи. Запомните - чтобы убраться дома, нужно не более дня в неделю. Если разделить это время на всех членов семьи - получится несколько часов. Если разделить несколько часов на семь дней - получится по двадцать минут в день (конечно, я считаю грубо, но вы можете вывести свои цифры).

Двадцать минут в день каждый член семьи должен тратить на домашнее хозяйство. Это не так много, верно? Если вы научитесь вести домашнее хозяйство сообща, то это будет прекрасно. В глазах близких вы будете хорошей хозяйкой - ведь вы сумели организовать сей процесс.

Я рассказала, как больше успевать, когда не хватает времени - у меня этот процесс отлажен. Я убрала из жизни скучные занятия (либо вовсе отказалась от них, либо пользуюсь чьей-то помощью), у меня есть план на каждый день, и я никому не позволяю тратить мое драгоценное время. Думаю, у вас все получится!

Удивляешься, что некоторые успевают все вовремя, тогда как другие бросаются от задачи к задаче, даже не понимая, с чего начать? Очевидно, первые научились грамотно управлять своим временем, что является одним из важнейших навыков во взрослой жизни.

Как успеть всё-всё-всё…

В концепции тайм менеджмент (управление временем) не слишком сложен, но на практике он требует определенных усилий, прежде всего первоначальных затрат времени, которое требуется для организации и расстановки правильных приоритетов. Выделяя несколько минут ежедневно на организационные моменты, через месяц непременно заметите, что Вы стали выполнять все запланированные задачи.

1.Устанавливайте цели

Так Вы сможете увидеть, куда следует идти в данный момент. Это не обязательно сверхважные цели жизни типа «хочу стать президентом», банальное «хочу закончить работу к выходным и выбраться на дачу» — тоже своеобразная цель, к тому же довольно реальная.

2. Расставьте приоритеты

Чтобы не упустить чего-то важного, необходимо предварительно его выделить среди других дел. Весь рабочий день можно разделить на необходимое, важное и нужное. В таком же порядке дела нужно выполнять. Провести грань между ними можно ставя себе такие вопросы:

1. Почему я это делаю?
2. Как мне пригодится это для достижения цели?
3. Что произойдет, если я этого не сделаю?

3. Заведите список дел

Как все успеть за день? Составьте список задач! Он ежеминутно будет напоминать Вам, что Вы должны делать в данный момент и не даст расслабиться. Задачи в списке нужно разделить на маленькие составляющие, чтобы не тратить время на размышления в процессе. Не нужно стараться запомнить все — это лучше доверить современной технике. Банальный электронный календарь станет незаменимой вещью на пути эффективного использования времени. Не забывайте выделять в нем важнейшие задачи.

4. Фокусируйтесь только на одной задаче

Стремясь сделать все и сразу, Вы подвергаете себя опасности полного провала. Делать несколько вещей одновременно — очень опасно, ибо мозг не может одновременно обдумывать множество действий. Лучше сделать меньше, чем сделать многое кое-как. Доказано, что на многозадачность идет на 20-40% больше времени.

5. Помните о дедлайне

Установление лимита времени для каждой задачи очень важно — это не позволит Вам отложить дела на завтра. В условиях ограниченного времени мозг работает значительно эффективнее, осознавая, что или сейчас, или никогда.

6. Выполняйте сначала сложные задачи

Признайтесь, гораздо приятнее работать, когда знаешь, что в дальнейшем задачи будут не такими сложными и с ними легче будет справиться, если уже прошел через все круги ада. А вот работать, осознавая, что впереди океан невыполненной тяжелой работы, психологически трудно. Сначала кнут — потом пряник.

7. Просыпайтесь рано

Как успевать делать все дела, намеченные на сегодня? Попробуйте встать пораньше. Учеными доказано, что утренние часы для работы — самые эффективные. Восход — это идеальное время, чтобы начать свой день. Просто замечательно, если лучи солнца будут падать прямо в Ваше окно, так они будут естественным сигналом для подъема. Пожалуй, звучит странно, но уже через несколько дней адаптации Вы легко будете просыпаться самостоятельно без потребности в будильнике. И постарайтесь ложиться спать не позднее 23:00 — в это время организм восстанавливается гораздо эффективнее и быстрее.

8. Освободитесь от негативной энергии

Трудно работать, когда тебя что-то раздражает, поэтому перед началом работы всегда избавляйтесь от негативной энергии — это сэкономит время, потраченное на нытье и недовольство. Способов выбросить негатив из своего тела достаточно: крик, битье подушки, разбивание посуды и т.д.

9. Выделите время на отдых

Если не отдыхать, тело не будет активно работать — ему нужно время для восстановления. Усталость препятствует нормальной работе не только тела, но и мозга. Не нужно пренебрегать обеденным перерывом или иной возможностью отвлечься от изнурительной работы, однако стоит держать все под контролем, избегайте отклонений от плана.

10. Соблюдайте распорядок дня

Засыпать и просыпаться в одно и то же время очень важно, даже если у Вас выходные и так хочется остаться в постели еще на часок. Этим Вы собьете свои биологические часы и Вам снова придется адаптироваться. Это одна из причин, почему понедельники даются нам так тяжело. Вместо сна лучше потратить время на прогулку или физические упражнения.

Время – бесценный ресурс, которого всегда не хватает. Однако не всегда стоит обвинять в этом короткие 24 часа, ведь чаще всего в отсутствии времени виноват сам человек. Побороть собственную лень поможет тайм-менеджмент – сборник правил, как распределить время, чтобы все успеть. Достаточно выделить для себя всего 5 простых правил, чтобы собственную жизнь и освободить время для полезных хобби и новых увлечений.

Возьмите за привычку каждый вечер на следующий день. В первые дни эта процедура будет отнимать довольно много времени, но через пару недель войдет в привычку. План должен быть максимально четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.

Например:

• 8:00-8:15 – зарядка
• 8:15-8:45 – приготовление завтрака

Поминутное распределение времени позволяет быстрее привыкнуть к расписанию, однако не для всех дел можно на глаз определить время выполнения. К примеру, на дорогу может потребоваться больше времени, чем вы уделили в расписании. Для новичков такие сдвиги – сложное препятствие. Если небольшие сдвиги сильно выбивают вас из колеи, первые дни указывайте лишь перечень дел и засекайте, сколько примерно времени на него ушло. В дальнейшем составить поминутное расписания будет легче, ведь у вас будут наблюдения, которые можно проанализировать. На каких-то делах можно «сэкономить», а другим дать в запас лишних 10-20 минут.

Грамотно продумывайте план на следующий день. Не указывайте размытые поручения, конкретизируйте и дробите дела.

К примеру, вместо «бизнес встречи» укажите, какие именно встречи планируете провести и в какое конкретно время. Продумывание деталей заранее избавит от необходимости тратить на это время в течение дня. Даже если с каждого пункта вы сэкономите по несколько минут, к концу дня они сформируются в дополнительные полчаса или час.

Составляйте план либо в ежедневнике, который планируете постоянно носить с собой и отмечать выполненные задачи, либо в мобильном телефоне. Существует множество приложений-органайзеров, которые напомнят о том, что наступило время для посещения спортзала или бизнес тренинга.

Не накапливайте мелкие дела

При составлении плана описывайте мелкие дела, даже если на их выполнение нужно всего пара минут. Включая их в вы, как минимум, будете о них помнить, поэтому постараетесь завершить до конца дня. Мелкие поручения быстро забываются или откладываются «на завтра», которое никогда не наступит. В итоге из кучи маленьких дел образуется снежный ком невыполненных обещаний, которые в один день могут разом навалиться.

Старайтесь выполнять мелкие поручения в перерывах между основными планами. К примеру, прежде чем приступить к подпишите скопившиеся документы, тем самым освобождая место на рабочем столе. Такие дела станут передышкой между основными занятиями.

Не позволяйте воровать у вас время

Речь идет в первую очередь о лени. Проблема современного человека и нехватки времени заключается в том, что много часов тратится впустую на социальные сети. Ведь намного проще и удобней засесть за ленту новостей, чем потратить эти же часы на работу с собственными .

Перед тем, как составлять график, проведите тестирование собственного графика. Куда уходит большая часть времени, и действительно ли это занятие стоит потраченных минут или часов? Нет ничего плохого в переписке с друзьями в социальных сетях, но острой необходимости проверять профиль каждые 5 минут нет, а ответить на сообщение можно через пару часов.

Если сложно отказаться от социальных сетей или компьютерных увлечений полностью, выделите им определенное и не выходите за рамки указанного периода. Заходите в социальные сети, пока едете на общественном транспорте домой или на работу, играйте в любимые игры по паре часов в выходные. Не прощайте себе отклонения от графика!

Старайтесь максимально совмещать дела, но без ущерба для качества их исполнения. К примеру, совместите занятия спортом с прослушиванием новостей по радио или поездку домой, или по делам с изучением новых слов иностранного языка. Главное совмещать дела, которые не требуют концентрации.

Старайтесь поддерживать порядок

Наведите порядок:

1. На рабочем месте.
2. В доме.
3. В собственных мыслях.

По усмотрению очередность пунктов можно изменить. Порядок на рабочем месте позволяет лучше сконцентрироваться. Хотя статуэтки и фотографии родственников очень уютно располагаются на рабочем столе, стремитесь к минимализму. Чем меньше на столе будет вещей, которые отвлекают внимание, тем легче будет приступить к работе и выполнить план. Аскетизм должен соблюдаться не только по отношению к посторонним вещам, но и к рабочим инструментам. Заведите или бокс для рабочих материалов. Если работа связана с производством, после каждого проекта или во время очередного перерыва убирайте мусор. За чистым рабочим местом намного приятней работать, а на исправление документов, которые упали в клей, не нужно будет тратить время.

Наведите порядок в доме. Помните, достаточно 2 генеральных уборок, а остальное время достаточно лишь поддерживать общий порядок. Кладите вещи после использования на место. Так вы всегда будете знать, где они находятся, и не потратите полчаса на их поиск. Воспользуйтесь , если считаете, что тратите на уборку слишком много времени. Многие агентства предлагают свои услуги по относительно низким ценам. Если считаете, что ваше время стоит дороже, обратитесь за профессиональной помощью.

Наведите порядок в собственных мыслях. Определитесь, почему вы решили освободить несколько часов в день. Возможно, вы планировали начать изучение языка или получить второе высшее образование. Поставьте перед собой цель и двигайтесь по направлению к ней.

Введите новые привычки

Привычка формируется 21 день постоянных повторений.

В этот постулат верят многие люди, которые хотят начать новую жизнь. Подтверждений этому нет, но если изо дня в день повторять определенный алгоритм, в определенный момент не придется себе напоминать о его необходимости. Однако нужно помнить, что новые привычки быстро уходят, если их пустить на самотек.

Определиться с тем, какие привычки вам нужны, легко, достаточно навести порядок в голове, и поставить перед собой цели. Хотите похудеть? – Займитесь спортом. Хотите поехать в путешествие? – Начните учить иностранный язык. Чем более весомый стимул вы сформируете, тем легче будет ввести новую привычку.

И не забывайте себя хвалить за каждый . В хорошем настроении намного легче найти несколько свободных минут!

Напишите свой вопрос в форму ниже

Обсуждение: 6 комментариев

Для меня самым главным помощником всегда являлся блокнот. Все свои дела, которые нужно выполнить, я записываю и распределяю что и за чем выполнить. Поэтому всегда видно загруженность дня и мысли в порядке.

Ответить

Я свое время очень ценю и попусту не трачу. Но нам его растрачивают чужие люди направо и налево. Сегодня, например, я была в больнице — врач опоздал на 20 минут. Потом пошла на флюорографию — стояла под дверями час! А времени жалко.

Ответить

Статья «за все хорошее и против всего плохого».
Но вот покоробило «Не прощайте себе отклонения от графика!» Это как? По пальцам себя линейкой стукнуть? Сказать ай-ай-ай? Отругать себя?
Мне кажется, это только повысит внутреннее недовольство и никак в планировании времени не поможет. Скорее уж увеличит накапливаемый стресс, который пытаемся «замазать» тем же бессмысленным интернет-серфингом, алкоголем или едой.

Я не особо люблю планировать и считаю, что задачи необходимо решать сугубо по мере их поступления. Иногда полезно задачу отложить на день — два — три. Возможно она сама собой отпадет.

Ответить