Вставка полей с значениями в ворде. Как вставлять встроенные и пользовательские дополнительные свойства в документ Word. Как настроить текстовые поля в Word

Поле – это набор инструкций, результатом которых являются текст или графическое изображение, вставленное в документ.

Поля используются для размещения в документе переменных данных, например номер страницы (поле PAGE) или текущей даты (поле DATE).

Поля вставляются автоматически при создании перекрестной ссылки. Кроме того, использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (фамилию автора, имя файла и т.д.), выполнить вычисления, установить связи с другими документами и объектами и многое другое.

Просмотр полей в документе

Следует различать код поля (инструкции, заключенные в фигурные скобки) и результат поля – это текст или графика, вставленные в документ при выполнении инструкции. Переключение между тем и другим – Shift + F9 . Вы можете просмотреть все коды полей в документе:

Рисунок 6.1 – Настройка параметров Word

Сочетание клавиш Alt + F 9 переводит коды полей (записи в специальных фигурных скобках) (рисунок 6.2) в значения полей (результат вычислений) (рисунок 6.3) и наоборот.

Рисунок 6.2 -– Вид оглавления в кодах полей

Рисунок 6.3 – Вид оглавления в значениях полей

Обнаружить поле в документе очень просто – когда ваш текстовый курсор попадает на поле, оно выделяется серым цветом. Если этого не происходит, выполните настройку

Автоматическая вставка поля

Многие поля вставляются автоматически, если вы выполняете соответствующую команду меню.

На закладке Вставка : Гиперссылка, Закладка, Перекрестная ссылка, Номер страницы , Дата и время , Объект, Текст из Файла , Формула.

На закладке Ссылки : Оглавление, Предметный указатель , Сноска , Название (к рисунку, таблице или другому объекту), Перекрестная ссылка , Предметный указатель .

При работе с таблицей - Формула на вкладке Макет .

При выполнении слияния документов поля слияния расставляются, используя вкладку Рассылки .

Вставка поля через вкладку Вставка

Практически любую инструкцию поля можно вставить при помощи вкладки Вставка в группе Текст (рисунок 6.4) выберите команду Экспресс-блоки , а затем выберите пункт Поле .

Рисунок 6.4 – Группа «Текст»

Иногда к инструкции поля необходимо добавить дополнительные параметры. Например, при вставке некоторых свойств документа (поле DOCPROPERTY), необходимо указать, какое именно свойство вы хотите вставить. Для этого нажмите кнопку Параметры , в открывшемся окне выберите ключевое слово (например, "Company") и нажмите кнопку Добавить . Сформированную таким образом инструкцию вставьте в документ (рисунок 6.5).

Рисунок 6.5 – Выбор поля

Непосредственная вставка поля

Можно также нажать клавиши CTRL + F9 , чтобы вставить пустые фигурные скобки, и ввести соответствующие инструкции между ними. Ограничивающие поле фигурные скобки {} нельзя вводить с клавиатуры.

Обновление полей

Даже если информация, которую вы вставили с помощью поля, изменилась (например, сменилась дата), результат поля не изменяется до тех пор, пока поле не будет обновлено. Для этого поместите курсор в поле и нажмите F9. Если требуется обновить все поля в документе, придется выделить весь документ (Ctrl +5 NumLock ) и нажать F9 . Поле может обновляться перед печатью документа:

Рисунок 6.6 – Настройка обновления полей при печати

Некоторые поля, например Date и Time обновляются при открытии документа.

Если необходимо, чтобы какое-либо поле обновлялось, его можно заблокировать – клавиши Ctrl + F11 . Снять блокировку с поля можно комбинацией Ctrl + Shift + F11 .

Чтобы навечно зафиксировать результат поля, т.е. заменить инструкцию текстом или графикой, нажмите Ctrl + Shift + F9 . Эта процедура называется отсоединением поля или разрывом связи с полем.

Настройка полей в текстовом редакторе Word является одним из базовых навыков, которым должен овладеть человек, чтобы достичь хотя бы среднего уровня мастерства во владении данной программой. Как правило, проблема с полями встаёт в полный рост, когда вы заканчиваете непосредственную работу с текстом и переходите на стадию его редактирования либо правки. Если вы, например, работаете в офисе или являетесь студентом, то вам, скорее всего, нужно придерживаться определённых норм, касающихся визуального оформления набранных вами документов или студенческих работ.

Разумеется, после открытия текстового редактора Ворд вы можете обнаружить, что все размеры полей уже по умолчанию настроены, однако настройка программы по умолчанию обычно не удовлетворяет большинство работающих с утилитой пользователей, поэтому нелишним будет знать, как устанавливать размеры полей в Word.

Процесс настройки

Если вы ещё не начали набирать текст

Чтобы сделать нужный вам размер полей или убрать лишнее, выполните следующую последовательность действий:

Как только вы это сделаете, сразу же вашему взору откроются все параметры Word, с помощью которых вы можете устанавливать требующиеся вам настройки печатного листа. Если вас интересует набор настроек, заранее прописанных в программе, и вы не хотите делать поля при помощи ручного метода, то найдите кнопку, которая называется «Поля», и установите курсор мыши на знак треугольника, означающий, что под этой кнопкой скрывается выпадающий список.
В открывшемся списке выберите тот набор настроек, параметры которого лучше всего подходят для осуществления ваших целей. Примените набор настроек, просто кликнув по нему с помощью левой кнопки вашей мыши. Убедитесь, что к набранному вами тексту были выставлены именно те поля, которые вам необходимы. В противном случае воспользуйтесь иным набором предустановленных настроек.

Во многих случаях наборов настроек по умолчанию в редакторе Word вам будет вполне достаточно. Поэтому не спешите искать и применять другие способы , а сначала воспользуйтесь этим.

Разумеется, что бывают особые случаи, когда вам необходимо оформить ваш текст по каким-либо уникальным требованиям, которые просто-напросто не прописаны в предустановленных наборах настроек параметров листа Word, поэтому в таких обстоятельствах приходится прибегать к ручному способу. Для этого пройдите полностью следующую последовательность шагов:

В верхнем меню Word отыщите пункт, который называется «Разметка страницы», и кликните по нему.
В этом списке, а именно в нижней его части, вы сможете обнаружить пункт, который называется «Настраиваемые поля». Кликните по нему.
В открывшемся окне ручных настроек от вас потребуется передвигать ползунки возле интересующих вас пунктов, чтобы изменить, например, размер левой либо нижней границы и т.д. Если наличие границ на листе вам вовсе не нужно, то вы с лёгкостью можете убрать их . Как только вы закончите редактирование, не поленитесь и обратите своё внимание на нижнюю часть окна ручных настроек. Там вы можете посмотреть на графическое представление того, как будет выглядеть лист после утверждения ваших размеров полей.
Чтобы окончательно установить интересующие вас параметры, нажмите с помощью левой кнопки вашей мыши на «OK».

Если нужно изменить размер полей уже набранного текста

В этом случае у вас нет необходимости удалять полностью все набранные вами символы, выставлять новые границы и затем заново печатать в утилите нужный вам текст. Просто воспользуйтесь советами , приведёнными в разделе выше, и в вашем документе будут установлены новые размеры полей.

А что делать, если необходимо применить новые границы к какому-либо отдельному фрагменту или абзацу текста? Выполните следующие действия:

Нестандартные настройки

Если вы пишете статью, которую планируете напечатать в журнале, или собираетесь издать брошюру, то вы наверняка знаете, что в этом случае нужна специальная настройка полей, называемая зеркальной . Иными словами, параметры полей в ней выставлены так, что на 1 листе левое поле полностью совпадает в размерах полем с правой стороны следующего листа. Чтобы задать эту настройку полей, нужно выполнить следующие представленные ниже пункты:

В верхнем меню Word отыщите пункт, который называется «Разметка страницы», и кликните по нему.
Как только вы это сделаете, сразу же вашему взору откроются все параметры Word, с помощью которых вы можете устанавливать требующиеся вам настройки печатного листа. Найдите кнопку, которая называется «Поля», и установите курсор мыши на знак треугольника, означающий, что под этой кнопкой скрывается выпадающий список.
Найдите пункт, который называется «Зеркальное», и кликните по нему. Теперь нужные вам параметры заданы в отношении всего документа.

Коды полей удобны в качестве заполнителей для данных, которые могут изменяться в документе, и их можно использовать для автоматизации определенных аспектов документа. Коды полей вставляются при использовании таких функций Word, как номера страниц или оглавление, но можно вставлять коды полей вручную для других задач, таких как выполнение вычислений или заполнение содержимого документа из источника данных.

Эти действия позволяют вставить в Word любой код поля. Список кодов полей с подробными сведениями о каждом из них см. в статье Список кодов полей в Word .

Вставка поля

Примечания:

Чтобы в диалоговом окне Поле отобразились коды поля, нажмите кнопку Коды поля . Для некоторых полей коды отображаются автоматически.

Чтобы вложить одно поле в другое, сначала вставьте внешнее поле (контейнер), выполнив указанные выше действия 1-4. Затем в документе поместите курсор в коде поля в то место, где нужно вставить внутреннее поле, и выполните указанные выше действия 2-4.

Изменение поля

Примечание по безопасности: Поскольку коды полей видны всем пользователям, читающим документ, не следует размещать в них конфиденциальные сведения.

Отображение кодов полей

По умолчанию значения полей в Word не отличаются от остального содержания документа, так что при чтении пользователь не замечает, что часть содержимого документа располагается в поле. Однако поля можно отображать и с затенением, чтобы выделить их в документе.

Управление обновлением поля

По умолчанию поля в Microsoft Word обновляются автоматически при открытии документа. Таким образом, данные остаются актуальными. Однако существуют ситуации, когда использование данной функции нежелательно. Например, может потребоваться, чтобы при открытии документа в заголовке отображалась определенная дата, а не текущая.

Можно также обновить поле, дважды щелкнув его и выбрав команду Обновить поле или выбрав его и нажав клавишу F9

Чтобы вручную обновить все поля в основном тексте документа, нажмите клавиши CTRL + A, а затем клавишу F9. Поля в колонтитулах или надписях должны обновляться по отдельности. Щелкните в верхнем или нижнем колонтитуле или текстовом поле, нажмите клавиши CTRL + A, а затем клавишу F9.

Чтобы предотвратить автоматическое или непреднамеренное обновление полей, их можно заблокировать.

Блокировка и разблокировка определенного поля

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы заблокировать поле (запретить обновление его значения), выберите поле и нажмите клавиши CTRL+F11.

Чтобы снять блокировку поля (разрешить обновление его значения), выберите его и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+F11.

Блокировка значений полей BOOKMARK, INCLUDETEXT и REF

Ключ блокировки значения (\!) запрещает обновление поля, включенного в значение поля BOOKMARK, INCLUDETEXT или REF, если значение этого поля в исходном расположении не изменилось. Без этого ключа поля, включенные в значение поля BOOKMARK, INCLUDETEXT или REF, автоматически обновляются при каждом обновлении этого поля.

Например, поле { INCLUDETEXT C:\\Продажи\Продажи_4_квартал.doc \! } вставляет содержимое документа "Продажи_4_квартал.doc", содержащего поля DATE и EMBED. При обновлении поля INCLUDETEXT ключ "\!" не позволит обновить поля DATE и EMBED во вставленном тексте, если они не были обновлены в исходном документе ("Продажи_4_квартал.doc"). Этот ключ обеспечивает полное соответствие текста, вставленного с помощью поля INCLUDETEXT, тексту исходного документа.

Чтобы обновить поля DATE и EMBED в обоих расположениях, обновите их в исходном документе ("Продажи_4_квартал.doc"), а затем обновите поле INCLUDETEXT.

Пришло время разместить поля источника данных в тексте главного документа.

1. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Создание письма в области задач. Поместите курсор в первую строку документа и щелкните на команде Другие элементы . Откроется окно диалога Добавление поля слияния , в котором содержится список полей источника данных, созданного в предыдущем упражнении.

2. Выделите пункт Имя и щелкните на кнопке Вставить . Поле слияния появится в первой строке главного документа. Оно содержит специальный код, сообщающий программе Word, где следует размещать информацию из соответствующего ноля источника данных. Затем выберите пункт Фамилия и снова щелкните на кнопке Вставить . Щелкните на кнопке Закрыть , чтобы закрыть окно диалога Добавить поле слияния .

3. Введите пробел, чтобы отделить имя от фамилии.

4. Нажмите клавишу Enter, откройте окно диалога Добавление поля слияния и выделите в списке пункт Адрес 1 .

5. Снова нажмите Enter и выделите в том же списке пункт Индекс .

6. Переместите курсор в конец слова Уважаемый и нажмите клавишу Пробел.

7. Выберите в списке Добавление поля слияния поле Имя , нажмите клавишу Пробел и там же выберите поле Фамилия . Теперь главный документ должен выглядеть так, как показано на рис. 8.11.

Рис. 8.11. Главный документ с полями слияния

При слиянии Word позволяет не только перебрать все записи источника данных, но и отобрать некоторые из них. Для этого можно воспользоваться полями Word или запросом. Список Добавить поле Word панели инструментов Слияние позволяет добавлять в документ следующие поля, выполняющие отбор записей источника данных на основе определенных правил:

* ASK (Запрос) и FILLIN (Заполнение) генерируют паузу в процессе печати слияния и дают возможность вводить дополнительный текст в каждый экземпляр документа, например индивидуальный номер клиента или пароль;
* IF... THEN... ELSE позволяет ввести условие и действие, которое выполняется в случае истинности или ложности условия;
* MERGE REC (Номер записи) и MERGE SEQ (Номер по порядку) добавляют в документ соответственно номер записи источника данных и порядковый номер экземпляра слияния. Если в слиянии участвуют не все записи источника данных, эти номера будут отличаться друг от друга;
* NEXT (Следующая запись) и NEXTIF (Следующая запись, если) дают возможность напечатать в одном экземпляре документа информацию из нескольких последовательных записей источника данных;
* SET BOOKMARK (Закладка) позволяет связать некоторый текст документа с закладкой, которую можно вставлять в документ любое число раз. Если изменится исходный текст, обозначенный закладкой, то он моментально обновится во всех точках вставки этой закладки;
* SKIPIF (Пропустить запись, если) дает возможность ввести условие, в случае истинности которого текущая запись будет пропущена и не попадет в слияние.

Давайте добавим в слияние пару полей Word.

8. Нажатием клавиш Ctrl+Home переместитесь в начало документа и выберите в панели инструментов Слияние команду Добавить поле Word > SKIPIF .

Рис. 8.12. Добавление поля Word

9. В раскрывающемся списке Поле выберите пункт Индекс , как показано на рис. 8.12.

10. В списке Оператор выберите пункт Равно .

11. Введите в поле Значение величину 114113.

12. Щелкните на кнопке ОК . Теперь при слиянии в источнике данных будут пропущены те записи, в поле Индекс которых записано значение 114113.

13. Нажмите клавиши Ctrl+End, а затем два раза клавишу Enter. Выберите команду Добавить поле Word > MERGEREC . С помощью этого поля вы сможете отследить, какие записи источника данных попадут в слияние. Теперь главный документ станет таким, как показано на рис. 8.13.

14. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Просмотр писем области задач.

15. Щелкните на команде Изменить список в области задач, чтобы создать запрос, с помощью которого записи будут рассортированы по алфавиту имен получателей писем.

Рис. 8.13. Главный документ с полями Word

Давайте добавим правило отбора, оставляющее только адресатов из компании «Фантом». Щелкните на стрелке рядом с заголовком столбца Организация и в раскрывшемся списке выберите пункт Дополнительно . В появившемся окне диалога есть две вкладки. Первая из них - Отбор записей , - представленная на рис. 8.14, позволяет фильтровать записи источника данных.

16. В списке Поле выберите пункт Организация .

17. В списке Оператор оставьте вариант Равно .

18. В поле Значение введите текст Фантом.

19. Раскройте вкладку Сортировка записей и настройте ее параметры.

20. Щелкните на кнопке ОК . Это обеспечит сортировку результата слияния по алфавиту фамилий адресатов, а затем по алфавиту их имен.

Примечание Назначение одинаковых правил сортировки для писем и наклеек на конверты позволяет при отправке писем не тратить время на поиск нужного конверта. Конверты с наклейками будут лежать на вашем столе в том же порядке, что и письма.

21. Щелчком на кнопке ОК закройте окно диалога Получатели и сохраните новую версию главного документа.

Microsoft Word является одним из популярнейших текстовых редакторов. В состав этой программы входит большое количество функционального инструментария, который не только облегчает пользование, улучшает производительность, но и позволяет внести элемент персонализации. Одним из таких инструментов является «Текстовое поле». Он позволяет не только вставить необходимый фрагмент текста, но и разместить его в нужном месте в документе. Итак, давайте рассмотрим, основы работы с этим инструментом.

Как добавить текстовое поле в Word

Для того что бы начать работу с «Текстовым полем » необходимо выполнить следующее:

Как настроить текстовые поля в Word

С текстовым полем, вставленным в ваш документ, вы можете сделать следующее: изменить его контур, перетащить в другое место в документе. Для этого нажмите на текстовое поле и найдите контроллеры, отвечающие за изменение размера, перемещение объекта. Выберите ручки по бокам рамки или по углам и отрегулируйте нужный размер окна или переместите его.
Для того, чтобы выбрать весь текст внутри поля, просто дважды щелкните в средине окна. В текстовом поле предусмотрена и стилизация текста. Для того, чтобы изменить цвет, шрифт и размер выберите текст и в окне «Формат » произведите необходимые настройки. Также здесь вы можете настроить и цвет рамки тестового поля.

Зачем использовать текстовые поля в Microsoft Word?

Для простых документов со стандартными макетами вам, скорее всего, не понадобится текстовое поле. Но, если в своей работе вы сталкиваетесь с творческими заданиями, то такой инструмент будет очень полезен. Он сможет облегчить работы с цитатами и с общим оформлением вашего документа.